Tạo ebook PDF từ nhiều nguồn: Word + ảnh + mục lục → 1 file có bookmark

Đầu năm 2025, mình giúp một anh bạn làm trainer tạo ebook tài liệu training nội bộ cho công ty. Nguyên liệu: 12 file Word (mỗi chapter), 1 ảnh bìa Canva, 1 trang mục lục. Yêu cầu: gom thành 1 file PDF đẹp, có số trang, mở trên mọi thiết bị.

Nghe đơn giản nhưng lần đầu làm mình bị vài cái bẫy. Ghi lại để lần sau (và cho bạn) khỏi đi lại đường cũ.

Tổng quan quy trình

Bước	Hành động	Input	Output
1	Convert Word → PDF	12 file .docx	12 file .pdf
2	Chuẩn bị bìa + mục lục	1 ảnh PNG + 1 file Word	2 file .pdf
3	Ghép tất cả thành 1 file	14 file .pdf	1 file .pdf
4	Đánh số trang	1 file .pdf	1 file .pdf có page number
5	Review + fix cuối	—	Ebook hoàn chỉnh

Bước 1: Convert Word sang PDF

Dùng công cụ chuyển đổi hoặc "Save as PDF" trong Word. Mình prefer Save as PDF trong Word vì giữ được format chính xác nhất.

Lỗi mình gặp: Anh bạn dùng font "Tahoma" trong Word, nhưng một số máy không có Tahoma → export PDF bị nhảy font. Fix: trước khi export, chọn Options → "Embed fonts in the file". File nặng hơn chút nhưng hiển thị đúng 100%.

Checklist convert Word → PDF:
☐ Embed font (đặc biệt font tiếng Việt)
☐ Kiểm tra page break — đừng để heading bị rơi cuối trang
☐ Hình ảnh trong Word nên để resolution 150-200 DPI (đủ đẹp, không quá nặng)
☐ Check link nội bộ (hyperlink giữa các chapter) — sẽ mất khi ghép

Bước 2: Chuẩn bị bìa và mục lục

Bìa: Thiết kế trên Canva, export PNG 2480x3508 pixel (A4 300DPI). Rồi convert ảnh sang PDF — có thể dùng ghép file PDF với 1 ảnh duy nhất, tool sẽ convert ảnh thành trang PDF.

Mục lục: Tạo trong Word, format đẹp. Nhưng lưu ý: số trang trong mục lục phải đúng với số trang sau khi ghép. Mẹo: để trống số trang, ghép xong → đếm trang thực tế → quay lại fill số → export + ghép lại. Hoặc chấp nhận mục lục không có số trang (kiểu "Chapter 1: Giới thiệu" là đủ).

Bước 3: Ghép tất cả thành 1 file

Thứ tự upload lên AloPDF ghép file:

Bia.pdf
MucLuc.pdf
Chapter01.pdf
Chapter02.pdf
... (theo đúng thứ tự)
Chapter12.pdf

Kết quả case thực tế: 14 file → 1 file PDF, 156 trang, 23MB.

Sai lầm lần đầu: Mình đặt tên file "Chapter1", "Chapter2", ... "Chapter12". Khi sort tên, "Chapter10" đứng trước "Chapter2" (sort theo ký tự, không phải số). Fix: đặt "Chapter01", "Chapter02" — thêm số 0 phía trước.

Bước 4: Đánh số trang

Dùng đánh số trang PDF. Mình thường format:

Vị trí: bottom center
Font size: 10
Bắt đầu từ trang 3 (bỏ qua bìa + mục lục)
Format: "— 1 —" hoặc đơn giản "1"

156 trang mà đánh số xong trong 10 giây. Nếu làm manual trong Word từng chapter thì phải set section break, restart numbering — mệt hơn nhiều.

Bước 5: Review cuối

Scroll qua toàn bộ file ghép, check:

Thứ tự chapter đúng không?
Có trang trắng thừa nào không? (Word hay tạo trang trắng cuối)
Font có bị lỗi trang nào không?
Ảnh có bị mờ quá không?
Số trang đúng vị trí, bắt đầu đúng trang?

File 156 trang scroll mất 5 phút. Phát hiện 2 lỗi: 1 trang trắng thừa cuối Chapter 7, và 1 ảnh bị crop mất phần dưới ở Chapter 4. Fix → ghép lại → xong.

Kết quả cuối cùng

Thông số	Giá trị
Số trang	154 (sau xóa trang trắng thừa)
Dung lượng	23 MB (chưa nén) → 9.4 MB (sau nén)
Thời gian tổng	~45 phút (lần đầu), ~20 phút (lần sau)
Tương thích	Mở OK trên Chrome, Adobe Reader, điện thoại

3 use case phổ biến

1. Self-publishing: Viết sách, gom chapter, tạo PDF rồi bán trên Gumroad hoặc gửi cho nhà xuất bản. File 9MB gửi email thoải mái.

2. Tài liệu training nội bộ: Như case anh bạn mình. Mỗi quý update 1-2 chapter → chỉ cần convert lại chapter đó → ghép lại. Không cần làm từ đầu.

3. Portfolio: Designer gom 20 project vào 1 PDF. Upload 1 file lên Behance/Drive thay vì share 20 link rời rạc. Gọn, chuyên nghiệp.

Nén cuối cùng: Sau khi hoàn thành ebook, dùng nén PDF mức "ebook/screen" — tối ưu cho đọc trên màn hình. File 23MB → 9.4MB, reader tải nhanh hơn 2.5 lần.

Lần đầu hơi lâu vì phải fix lỗi. Nhưng từ lần thứ 2, toàn bộ quy trình chỉ mất 20 phút cho 1 ebook 100+ trang. Đáng đầu tư thời gian setup.