Xử lý hóa đơn điện tử PDF: ghép 50 hóa đơn/tháng, nén gửi kế toán

Tháng nào cũng vậy — cuối tháng ngồi download từng cái hóa đơn điện tử từ cổng VNPT, lưu vào 1 folder, rồi gửi cho kế toán. 50 file PDF rời rạc. Kế toán mở từng cái, check, rồi lại gửi lại hỏi "thiếu hóa đơn FPT tháng này". Mệt.

Mình đã thử ghép tất cả thành 1 file duy nhất, nén lại cho nhỏ, rồi gửi 1 phát. Kế toán vui, mình cũng đỡ phải reply email. Workflow này mình dùng được 4 tháng rồi, khá ổn — chia sẻ lại cho ai cần.

Kết quả thực tế tháng 3/2026

Mình test với đúng 50 hóa đơn VNPT (công ty mình dùng VNPT Invoice):

Cái hay nhất: file ghép xong vẫn search text được bình thường. Hóa đơn VNPT là PDF native (không phải scan), nên text giữ nguyên 100% — mình vẫn copy được mã số thuế, tìm tên nhà cung cấp bằng Ctrl+F.

Download hóa đơn

VNPT (hoadon.vnpt.vn): Đăng nhập → Danh sách hóa đơn → chọn tháng → tick chọn hết → Tải PDF. VNPT cho tải ZIP — giải nén ra là xong.

Viettel (sinvoice.viettel.vn): Phiền hơn — phải tải từng file một. Mình cài extension "DownThemAll" trên Chrome, nó tự tải hết link PDF trên trang. Tiết kiệm được ~10 phút/tháng.

File tải về tên kiểu INV_20260301_001.pdf — không biết của ai, bao nhiêu tiền. Nếu bạn cần tra cứu sau này, nên đổi tên trước khi ghép.

Đổi tên file (tùy chọn nhưng khuyên dùng)

Mình dùng format: 202603_TenNCC_SoTien.pdf

Ví dụ:

• 202603_FPT-Telecom_1500000.pdf
• 202603_Dien-luc_2340000.pdf
• 202603_VNPT_450000.pdf

Nói thật — bước này hơi lười. Nhưng sau 3 tháng không đổi tên, có lần kiểm toán hỏi "hóa đơn điện nước tháng 1 đâu" — mình phải mở từng file tìm mất 15 phút. Từ đó mình đổi tên hết.

Ghép thành 1 file

1. Mở Ghép file PDF
2. Kéo thả cả 50 file vào (kéo cả folder cũng được)
3. Sắp xếp theo tên (nếu tên theo format ở trên thì tự đúng thứ tự)
4. Nhấn Ghép → tải về

50 file tổng ~18 MB — ghép xong mất 12 giây trên máy mình (MacBook Air M1, Chrome). Tool chạy trên trình duyệt nên file không đi đâu cả — mở DevTools tab Network kiểm tra, không có request nào.

Đặt tên file output: HoaDon_202603.pdf

Nén (nếu cần gửi qua Zalo/email)

File ghép ra 18.4 MB. Gửi Zalo OK (giới hạn 25 MB). Nhưng email thường giới hạn 10 MB — nên mình nén thêm.

1. Mở Nén PDF
2. Upload file vừa ghép
3. Chọn mức nén 70% (khuyến nghị cho hóa đơn)
4. Kết quả: 4.2 MB — giảm 77%

Nén 70% có ảnh hưởng logo nhà mạng (hơi mờ đi chút) nhưng text và số liệu trên hóa đơn vẫn y nguyên. Mình đã thử copy MST sau khi nén — vẫn đúng 100%.

Mấy trường hợp mình gặp rồi

Nhà cung cấp gửi ảnh chụp thay hóa đơn

Có mấy NCC nhỏ gửi ảnh chụp hóa đơn qua Zalo. File .jpg, không phải PDF. Mình dùng Chuyển ảnh sang PDF trước, rồi mới ghép chung. Nhưng file ảnh chụp thì không search text được — cần OCR nếu muốn.

Hóa đơn có file XML đính kèm

VNPT gửi kèm file XML (chữ ký số). Khi ghép PDF, file XML không bị ảnh hưởng — vì chúng là file riêng. Mình vẫn giữ thư mục XML gốc, không ghép vào PDF.

Kế toán muốn cả file riêng lẻ lẫn file tổng

Thì giữ cả 2. Thư mục gốc (50 file) + 1 file tổng hợp. Thêm ~5 MB/tháng — không đáng tiết kiệm.

File quá lớn sau ghép (>50 MB)

Nếu công ty có nhiều hóa đơn (>100/tháng), file ghép có thể vượt 50 MB — quá giới hạn upload tool nén. Giải pháp: tách thành 2 file (nửa tháng đầu + nửa tháng sau), hoặc ghép theo nhóm NCC.

Cấu trúc thư mục mình dùng

Kế toán/Hóa đơn/
├── 2026/
│   ├── 01_HoaDon_Thang1.pdf
│   ├── 02_HoaDon_Thang2.pdf
│   ├── 03_HoaDon_Thang3.pdf
│   ├── ...
│   └── goc/          ← file riêng lẻ, phòng khi cần
│       ├── 202601/
│       ├── 202602/
│       └── 202603/
└── 2025/
    └── ...

Backup trên Google Drive. 1 năm ~60 MB — free tier 15 GB dùng mãi không hết.

Tóm lại

Workflow mình dùng hàng tháng: Download → đổi tên → ghép → nén → lưu. Mất ~15 phút cho 50 hóa đơn (phần lớn thời gian là download và đổi tên). Phần ghép + nén chỉ mất 20 giây.

Không có gì phức tạp — nhưng tiết kiệm khá nhiều thời gian tra cứu về sau. Đặc biệt khi kiểm toán hỏi.