Hồ sơ BHXH dạng PDF: cắt trang, ghép mẫu C70a-HD, nén gửi online

Nộp hồ sơ BHXH online — cổng yêu cầu file PDF, giới hạn 5 MB/file. Trong khi bộ hồ sơ có 8 trang scan, tổng 12 MB. Phải cắt đúng trang cần, ghép đúng thứ tự mẫu, nén dưới giới hạn. Ai làm nhân sự chắc quen cảnh này.

Mình xử lý hồ sơ BHXH cho công ty ~15 người. Mấy mẫu hay gặp nhất: C70a-HD (hưu trí), D02-TS (tăng/giảm lao động), TK1-TS (khai báo). Chia sẻ workflow đang dùng.

Vấn đề hay gặp

Vấn đề	Nguyên nhân	Giải pháp
File quá lớn, upload lỗi	Scan 300 DPI color → file nặng	Nén PDF hoặc scan grayscale 200 DPI
Gửi thừa trang	Scan cả chồng, có trang không liên quan	Cắt chỉ lấy trang cần
Sai thứ tự trang	ADF scan ngược	Sắp xếp lại trang trong PDF
Cổng yêu cầu 1 file duy nhất	Nhiều mẫu rời → phải ghép	Ghép PDF theo thứ tự quy định

Bước 1: Scan mẫu đơn

Setting scan cho hồ sơ BHXH:

DPI: 200 — đủ rõ cho text, nhẹ hơn 300 DPI gần một nửa
Màu: Grayscale — mẫu BHXH trắng đen, không cần color
Format: PDF

Mẫu C70a-HD thường 2 mặt, 1 tờ. D02-TS có thể 2-3 tờ tùy số nhân viên. Scan hết rồi xử lý sau.

Bước 2: Cắt lấy trang cần thiết

Scan xong hay bị thừa trang (trang hướng dẫn, trang mẫu trống, trang không liên quan). Cắt bỏ:

Mở Cắt file PDF
Upload file scan
Nhìn thumbnail → chọn trang cần giữ (VD: "1-2" cho mẫu C70a 2 trang)
Nhấn Cắt → tải file mới

Hoặc ngược lại: chọn trang cần xóa → nhấn Xóa.

Bước 3: Ghép thành 1 bộ hồ sơ

Cổng BHXH thường yêu cầu 1 file PDF chứa tất cả giấy tờ, theo thứ tự:

Đơn đề nghị (mẫu chính)
CMND/CCCD photo
Sổ BHXH (trang cần thiết)
Giấy tờ bổ sung (nếu có)

Dùng Ghép file PDF: kéo các file theo đúng thứ tự → ghép → 1 file duy nhất.

Bước 4: Nén nếu vượt giới hạn

Cổng BHXH online giới hạn khác nhau tùy loại hồ sơ (thường 5-10 MB). Nếu file ghép vượt:

Mở Nén PDF
Upload file → nén 70%
Hồ sơ scan grayscale → nén 70% thường giảm 50-60% dung lượng

Nén 70% cho scan BHXH hoàn toàn OK — text vẫn đọc được, con dấu vẫn rõ. Mình đã nộp hàng chục bộ nén 70% chưa bị trả lại lần nào.

Mẫu phổ biến

Mẫu	Mục đích	Số trang	Ghi chú
D02-TS	Tăng/giảm lao động	1-3 trang	Nộp hàng tháng khi có biến động NV
C70a-HD	Hưởng BHXH 1 lần/hưu trí	2 trang	Kèm CMND + sổ BHXH
TK1-TS	Khai báo thông tin ban đầu	1 trang	Cho NV mới
D01-TS	Đăng ký BHXH lần đầu	1 trang	Kèm CMND photo

Lỗi hay gặp khi nộp online

"File không đúng định dạng": Cổng chỉ nhận PDF, không nhận JPG/PNG. Nếu scan ra ảnh → chuyển sang PDF trước.
"File quá lớn": Nén 70-90%. Nếu vẫn quá → scan lại ở 150 DPI grayscale.
"Không đọc được file": File bị corrupt (scan lỗi). Scan lại trang đó.
Sai tên file: Một số cổng yêu cầu tên file theo format (VD: MST_MauDon.pdf). Check hướng dẫn cụ thể của cổng.

Workflow tổng hợp

Scan 200 DPI grayscale
    → Cắt bỏ trang thừa
    → Ghép theo thứ tự quy định
    → Nén nếu > giới hạn upload
    → Đặt tên theo format yêu cầu
    → Upload cổng BHXH

Mất khoảng 5-10 phút cho 1 bộ hồ sơ. Phần scan chiếm nhiều thời gian nhất — xử lý PDF chỉ mất 1-2 phút.